Descrierea ocupatiei. Secretara. Asistent Manager

Conform Codului Ocupatiilor din Romania (COR), secretarele reprezinta grupa de baza avand codul 4115, desprins din grupa majora 4 (Functionari Administrativi), grupa de baza care se ramifica la randul ei in trei:

-cod 411501 – Secretara;

-cod 411502 – Secretara dactilografa;

-cod 411503 – Secretara prelucrare texte.

Definitia ocupatiei de secretara ar suna cam asa:

“Secretarele realizează colaţionarea şi transcrierea corespondenţei, a proceselor verbale şi a rapoartelor, la maşina de scris sau la maşina de prelucrare a textelor; selecţionează şi expediază corespondenţe şi alte documente.”

Dupa cum probabil va dati seama, o definitie complet depasita, viziunea oferita fiind la ani lumina distanta de complexitatea muncii pe care o presupune acest post. Parca iti si imaginezi functionara clasica, in fata unei masini de scris, care “bate” de zor diverse texte. Secretara nu este si nici nu a fost un scrib supus si impersonal.

Grupul de lucru pentru informare si consiliere in cariera, din cadrul Institutului pentru Stiinte ale Educatiei vede profilul ocupatiei in felul urmator:

“Secretarul de birou este funcţionarul administrativ care înregistrează şi realizează prelucrarea informaţiilor, execută lucrări de birou şi secretariat (pregătirea şi transmiterea corespondenţei şi a documentelor, cu respectarea dispoziţiilor regulamentului de organizare şi funcţionare), operează cu maşini contabile şi stenodactilografiază etc”.

Din pacate stenodactilografierea nu mai este o metoda de actualitate, desi este o tehnica foarte buna de scriere rapida. Reportofoanele ne ajuta sa nu ne mai batem capul cu semne, abrevieri si alte hieroglife.

Tot din COR aflam descrierea unei ocupatii ierarhic superioara celei de secretara, si anume cea de Asistent Manager. Aceasta face parte din grupa de baza 3431 – Secretari administrativi si asimilati, parte din grupa majora 3 (Tehnicieni, maistri si asimilati). Grupa de baza se ramifica in 4:

-cod 343101 – Secretar administrativ;

-cod 343102 – Secretar – asistent director;

-cod 343103 – Asistent Manager;

-cod 343104 – Asistent de cabinet.

Grupa de baza este definita astfel:

“Secretarii administrativi si asimilatii acestora asista seful de unitate in probleme de comunicare, documentare si coordonare a gestiunii interne a unei unitati administrative, redacteaza scrisori cu caracter comercial si raspund la scrisorile primite”.

Locul unui asistent manager se regăseşte la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern şi în acelaşi timp colaborator apropiat („mână dreaptă”) al directorului (general sau de departament). Asistent managerul nu poate da dispoziţii nimănui, fără a fi delegat în acest sens de către director, în afara cazului în care are, la rândul său, subalterni (secretară/e). Sunt însă nenumărate cazurile în care, prin delegarea responsabilităţilor, asistent managerului i se subordonează directorii de departamente, asistentele acestora etc.

Sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească asistent managerul depind hotărâtor de poziţia şi activitatea şefilor, dar şi de personalitatea acestora, deoarece stilul lor de conducere şi modul lor de a înţelege colaborarea determină atmosfera cotidiană din firmă.

Pe de o parte, orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie absolut loial şi discret, iar, pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea sunt acele funcţii pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-i sprijini şi asigura succesul.

Liana

Anunt angajare

Compania : Tropeum

Pozitia deschisa: Asistenta GM

Responsabilitati:

• Tine agenda managerilor, programeaza si confirma intalniri
• Inregistreaza intrarile si iesirile
• Raspunde si directioneaza apelurile primite; selecteaza apelurile directionate catre managerul pentru care lucreaza
• Preia mesajele si directioneaza apelurile catre departamentul cerut, in lipsa P/M
• Trimite faxuri
• Realizeaza aranjamentele pentru calatorii ( rezervari hotel, bilete de avion, etc) prin agentia de turism agreeata de  firma
• Realizeaza rezervarile la hotel pentru vizitatori si rezervarile de avion
• Monitorizeaza presa, face abonamente la diverse publicatii aprobate de seful departamentului si urmareste primirea acestora
• Face copii la diverse documente
• Monitorizeaza faxul, inregistreaza si distribuie faxurile primite catre destinatari

Cerinte:

- Limba engleza – avansat

- PC : Word, Excel, navigare internet

- Persoana vesela, activa, dinamica, bune abilitati de relationare

Program de lucru: 9.00 – 18.00

Salariu net: 1000 RON

Cei interesati pot trimite CV -  ul la office@tropeum.ro, eduard@tropeum.ro

Evaluarea performantelor

Haideti sa discutam despre un subiect “la moda” in perioada sarbatorilor de iarna (sfarsitului de an), dar si in luna iulie : evaluarea performantelor. Este un proces care ne da oarecare batai de cap, o data pusi in fata formularului de evaluare si, slava Domnului ca exista agenda de lucru care te scapa de “stors creierii proprii “ in incercarea disperata de a-ti aminti toate lucrurile pe care le-ai facut de-a lungul anului si pe care stii sigur ca vrei si trebuie sa le (re)amintesti sefului.
Dar sa o luam cu inceputul:

• Ce este evaluarea performantelor?
Procesul de evaluare a performantelor furnizeaza managerilor nu numai oportunitatea de a oferi personalului un feedback constructiv cu privire la rezultatele obtinute in munca, ci si posibilitatea de a fixa obiectivele viitoare (care trebuie sa fie SMART: Specifice, Masurabile, Adecvate temporal, Relevante si Tangibile) si de a discuta despre aspiratiile angajatilor cu privire la cariera si dezvoltare profesionala. Pe scurt: obiective vs. realizari, capacitati vs. performante

• In ce consta evaluarea performantelor?
Orice evaluare are la baza fisa postului, dar descrierea atributiilor de serviciu si a cerintelor de incadrare pe post trebuie sa fie insotite de catre descrierea standardelor de performanta pentru fiecare angajat si post, astfel incat acestea sa masoare activitatea desfasurata in cadrul postului respectiv in vederea obtinerii unui rezultat/ unei performante.
Evaluarea performantelor se face pe baza unui formular de evaluare care, intr-o forma sau alta, diferit de la o companie la alta, va contine si va furniza, fara doar si poate, informatii cu privire la:
*Cunostinte, competente, specializari, experienta acumulata;
*Capacitati si abilitati: de analiza si sinteza, de a lucra autonom sau in echipa, de a lucra in conditii de stres sau termene limita stranse, de a supraveghea, de a coordona, de a delega, de a-si asuma responsabilitati, de a negocia, de a lua decizii, de a rezolva probleme, etc;
*Calitati personale: inteligenta, creativitate, initiativa, diplomatie, integritate, entuziasm;
*Calitati interpersonale: comunicare, amabilitate, implicare, devotament, respect, loialitate.

• Care este scopul evaluarii performantelor?
Obiectivul evaluarii performantelor este de a aprecia performantei individuale a angajatului in raport cu postul pe care il ocupa. Pentru ca procesul de evaluare sa se realizeze in conditii optime, pentru a-si atinge scopul pentru care a fost creat, se impune observarea atenta si sistematica a angajatilor si a activitatii pe care acestia o desfasoara, astfel incat evaluatorul (managerul direct) sa poata determina principalele trasaturi de comportament si modificarile acestora in functie de anumiti factori externi si interni, pe parcursul desfasurarii activitatii/muncii. Pe baza acestei analize, evaluatorul isi poate desfasura in mod concret si corect procesul de evaluare, astfel incat, la final, angajatul sa stie ce si unde a gresit, ce si cand a facut bine si, mai ales, ce si cat poate imbunatati in activitatea sa de zi cu zi.

Corespondenta dintre cerintele postului si calificarile unei persoane are un rol determinant in ceea ce priveste realizarea obiectivelor stabilite pentru postul respectiv.

Corespondenta dintre nevoile si valorile ce-l caracterizeaza pe angajat, pe de-o parte si recompensele (sub orice forma) pe care compania le asociaza unui post joaca un rol extrem de important intrucat determina motivarea individului de a se incadra in comportamentul cerut de post si de a ramane fidel companiei.

Scopul principal pentru care companiile decid sa faca evaluarea angajatilor este acela ca, in baza rezultatelor obtinute, pot lua decizii mai performante de management, pot controla fluctuatia, eficienta si productivitatea, pot lua hotarari corecte in ceea ce priveste angajarea, promovarea, pot adapta si eficientiza programele de instruire, pot reduce sfera de probleme cu care se pot confrunta, in diferite momente, angajatii.

Toate bune si frumoase numai ca, in realitate, exista firme, de regula multinatinale sau companii mari, unde evaluarea angajatilor se face doar pentru a avea o justificare a unor actiuni viitoare de natura promovarilor, acordarii de bonusuri sau chiar pentru concedieri.

Indiferent de momentul in care se realizeaza evaluarea, indiferent de “consecintele” pe care un astfel de proces le are, un lucru este sigur: cunostintele, abilitatile, calitatile pe care le avem nu ni le poate lua nimeni.

Cristina, Senior Member AASPR

Criteriile de selectie in tarile europene II

Principalul criteriu de selectie in Irlanda este competenta.  Pe langa aceasta sunt luate in considerare abilitatile de lider ale candidatului, simtul umorului si spiritul de echipa.

In Elvetia, cel mai important rol in decizia finala de selectie este competenta. In opinia managerilor elvetieni, principala sarcina a intervievatorilor este aceea de a se asigura ca dialogheaza cu un profesionist, a carui competenta a fost deja recunoscuta. Un alt criteriu care detine o influenta majora il reprezinta temperamentul candidatului, care determina comportamentul acestuia la nivelul echipei din care va face parte. Criteriul personalitate are o importanta redusa, fiind utilizat mai mult in situatiile in care doi sau mai multi candidati obtin rezultate sau calificative similare, avand rol in departajarea acestora.

In Marea Britanie personalitatea detine un rol secundar, principalele criterii find competenta tehnica si experienta profesionala anterioara a candidatilor.

Interviurile desfasurate in cadrul companiilor din Germania au o caracteristica comuna, respectiv atentia la detalii, din acest punct de vedere avand un caracter foarte rigid. Managerii si angajatii din companiile germane nu sunt apreciati prin prisma unor trasaturi precum entuziasmul si spontaneitatea.

In Danemarca, personalitatea si abilitatile profesionale sunt principalele criterii de selectie a candidatilor, avand o importanta egala in decizia de angajare. In timpul interviului, intervievatorii urmaresc obtinerea unor informatii despre candidati, referitoare la responsabilitatile anterioare ale acestora, capacitatea de a administra bugete si numarul subordonatilor pe care un candidat i-a coordonat.

Liana