Drumul de la secretara la Asistent Manager 1

 

Businessul se afla in continua dezvoltare, chiar si pe timp de criza, sau cel putin se urmareste acest lucru, astfel ca agenda managerilor este din ce in ce mai incarcata. Intr-un asemenea context, solutia nu este inca o agenda, ci mai degraba un om care sa faca ordine in sarcinile aparute intempestiv sau sa le rezolve pe cele pentru care are competente. Dintotdeauna, rolul acesta a fost indeplinit de „secretar/secretara”. In lumea moderna, postul poarta numele de assistant manager si presupune mai mult decat a da telefoane, a gestiona corespondenta si a face cafele.

Vechea munca de secretariat nu implica, in general, creativitate sau spontaneitate, ea rezumandu-se la activitati de birou. Era vorba, pe de o parte, de sarcini administrative (precum fotocopierea, inregistrarea/ arhivarea documentelor, dactilografierea scrisorilor, primirea corespondentei si transferul apelurilor telefonice), iar pe de alta de unele de „protocol” (servirea cafelei, de exemplu).

In prezent, termenul de „secretar/a” este mentinut in special in institutiile din administratia publica, in mediul politic, in invatamantul de stat si in organizatiile cu un stil de management imbatranit. Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut insa ca vechile atributii sa fie depasite. Documentele sunt arhivate in fisiere electronice, managerii isi scriu singuri e-mailurile, isi contacteaza singuri partenerii de afaceri la telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua de la automat.

Pozitia de assistant manager a evoluat foarte mult, datorita complexitatii activitatilor in care este implicata persoana de pe acest post. Secretara de astazi este mana dreapta a managerului si detine informatii din toata sfera de activitate a firmei, se implica activ in proiectele departamentului sau ale companiei, mediaza relatia cu subordonatii etc. Un assistant manager competent trebuie sa prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul de complexe: sa detina o diploma de licenta, sa stie cel putin doua limbi straine, sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator si sa cunoasca comunitatea de afaceri. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de comunicare, diplomatie, atentie distributiva, atentie la detalii si spirit organizatoric si de planificare.

In general se considera ca postul de assistant manager este uuln post de entry-level pe care trebuie sa-l faci un an-doi pentru ca apoi sa poti ocupa o pozitie corespunzatoare pregatirii. Dar chiar daca nu este un post pe viata, jobul de asistent dezvolta multilateral angajatul, atat din punct de vedere profesional, cat si personal si ofera multe provocari daca este valorificat la potentialul sau real. Cu cat managerul are o activitate mai dinamica si mai expusa relatiilor cu clientii interni si externi, cu atat asistentul sau are mai multe de invatat.

Ce face o secretara moderna? Transformarea despre care vorbim nu este una la nivel de titlu al functiei, cat una la nivelul sarcinilor pe care o secretara le are in prezent de indeplinit. Printre acestea se numara gestionarea agendei zilnice a managerului, stabilirea de intalniri cu potentialii clienti, gestionarea relatiilor cu personalul aflat in subordinea managerului, participarea la sedinte si intocmirea minutelor, realizarea de prezentari in power point si asigurarea serviciilor de protocol.

Pe de alta parte, asistentul de manager a devenit o interfata intre mediul intern (colegi, angajati) si mediul extern (clienti, furnizori, mass-media). Modul in care se transmite informatia in exteriorul companiei depinde, in mare masura, de cel care mediaza relatia cu toti cei implicati. Imaginea companiei si cea a managerului sunt strans legate de felul in care asistentul stie sa comunice si sa exprime mesajele dorite.

sursa: Cariere

About these ads

2 Răspunsuri la “Drumul de la secretara la Asistent Manager 1” r r

  1. Artophana Says:

    Portiuni din acest articol sunt scrise si in alte pagini de internet, si forumuri, chiar din anul 2004. Acesta este un plagiat.

    • echipa AASPR Says:

      Draga Artophana,

      Articolul “Drumul de la secretara la Assistant Manager” este preluat din revista Cariere, sursa mentionata la finalul articolului.
      In cazul in care esti interesata de profilul asociatiei A.A.S.P.R. te asteptam cu drag in grupul nostru.


Lasă un răspuns

Completeaza detaliile de mai jos sau apasa click pe una din imagini pentru a te loga:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Schimbă )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Schimbă )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Schimbă )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Schimbă )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: