Descrierea ocupatiei. Secretara. Asistent Manager

Conform Codului Ocupatiilor din Romania (COR), secretarele reprezinta grupa de baza avand codul 4115, desprins din grupa majora 4 (Functionari Administrativi), grupa de baza care se ramifica la randul ei in trei:

-cod 411501 – Secretara;

-cod 411502 – Secretara dactilografa;

-cod 411503 – Secretara prelucrare texte.

Definitia ocupatiei de secretara ar suna cam asa:

“Secretarele realizează colaţionarea şi transcrierea corespondenţei, a proceselor verbale şi a rapoartelor, la maşina de scris sau la maşina de prelucrare a textelor; selecţionează şi expediază corespondenţe şi alte documente.”

Dupa cum probabil va dati seama, o definitie complet depasita, viziunea oferita fiind la ani lumina distanta de complexitatea muncii pe care o presupune acest post. Parca iti si imaginezi functionara clasica, in fata unei masini de scris, care “bate” de zor diverse texte. Secretara nu este si nici nu a fost un scrib supus si impersonal.

Grupul de lucru pentru informare si consiliere in cariera, din cadrul Institutului pentru Stiinte ale Educatiei vede profilul ocupatiei in felul urmator:

“Secretarul de birou este funcţionarul administrativ care înregistrează şi realizează prelucrarea informaţiilor, execută lucrări de birou şi secretariat (pregătirea şi transmiterea corespondenţei şi a documentelor, cu respectarea dispoziţiilor regulamentului de organizare şi funcţionare), operează cu maşini contabile şi stenodactilografiază etc”.

Din pacate stenodactilografierea nu mai este o metoda de actualitate, desi este o tehnica foarte buna de scriere rapida. Reportofoanele ne ajuta sa nu ne mai batem capul cu semne, abrevieri si alte hieroglife.

Tot din COR aflam descrierea unei ocupatii ierarhic superioara celei de secretara, si anume cea de Asistent Manager. Aceasta face parte din grupa de baza 3431 – Secretari administrativi si asimilati, parte din grupa majora 3 (Tehnicieni, maistri si asimilati). Grupa de baza se ramifica in 4:

-cod 343101 – Secretar administrativ;

-cod 343102 – Secretar – asistent director;

-cod 343103 – Asistent Manager;

-cod 343104 – Asistent de cabinet.

Grupa de baza este definita astfel:

“Secretarii administrativi si asimilatii acestora asista seful de unitate in probleme de comunicare, documentare si coordonare a gestiunii interne a unei unitati administrative, redacteaza scrisori cu caracter comercial si raspund la scrisorile primite”.

Locul unui asistent manager se regăseşte la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern şi în acelaşi timp colaborator apropiat („mână dreaptă”) al directorului (general sau de departament). Asistent managerul nu poate da dispoziţii nimănui, fără a fi delegat în acest sens de către director, în afara cazului în care are, la rândul său, subalterni (secretară/e). Sunt însă nenumărate cazurile în care, prin delegarea responsabilităţilor, asistent managerului i se subordonează directorii de departamente, asistentele acestora etc.

Sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească asistent managerul depind hotărâtor de poziţia şi activitatea şefilor, dar şi de personalitatea acestora, deoarece stilul lor de conducere şi modul lor de a înţelege colaborarea determină atmosfera cotidiană din firmă.

Pe de o parte, orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie absolut loial şi discret, iar, pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea sunt acele funcţii pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-i degreva sarcinile, a-i sprijini şi asigura succesul.

Liana