Drumul de la secretara la Asistent Manager 2

 

Avand in vedere ca postul de secretara a devenit atat de complex, procesul de selectie si recrutare a unui angajat pe aceasta pozitie nu este tocmai floare la ureche. In mediul de business se spune, mai in gluma, mai in serios, ca e mai usor sa recrutezi un manager decat un asistent de manager.

Este deosebit de dificil sa recrutezi un assistant manager bun. In primul rand, din pricina polivalentei competentelor, apoi din cauza necesitatii de a ramane pe post o perioada indelungata. Chiar daca persoanele recrutate indeplinesc criteriile de selectie, ele sunt descalificate in momentul in care sunt evaluate gradul de intelegere a importantei postului si motivatia de a-l ocupa o perioada nedeterminata.

Potrivit specialistilor in domeniu, dificultatea recrutarii unui asistent de valoare vine si din cauza imaginii proaste a functiei, inteleasa in multe cazuri ca fiind una inferioara si fiind privita ca o posibila poarta de intrare in viata profesionala activa, dar de care e bine sa scapi cat mai repede cu putinta. In plus, calitatile necesare acestui post nu sunt suficient valorizate pentru a stimula candidatii sa isi dezvolte competentele necesare, iar preocuparea pentru formarea specifica jobului este foarte scazuta in raport cu cerintele angajatorilor. De multe ori, nici oferta salariala nu este foarte atractiva, astfel ca acei potentiali angajati care au un set de competente adecvate unui asistent de manager sunt atrasi de pozitiile care beneficiaza de un statut superior intr-o companie.

De multe ori, cei care aleg sa raspunda ofertelor de angajare pe posturi de asistenta manageriala sunt, in mod curent, proaspat absolventi de facultate, lipsiti de experienta profesionala si cu un nivel de abilitati practice extrem de redus. Prin urmare, daca esti manager si ai o mie de lucruri de facut in fiecare zi, cel mai bine ar fi sa te gandesti cum gasesti si cum retii un asistent bun, care sa te ajute sa scapi de lucrurile migaloase si cronofage.

Pentru cei carora le-a trecut prin minte sa aplice pentru o astfel de slujba exista, totusi, destule motive sa vrea asta cu tarie, deoarece un astfel de job iti poate furniza o multime de avantaje, printre care si accederea relativ usoara la un post superior ierarhic. Ca asistent, ai in grija responsabilitatea intregii ordini a sefului direct si chiar «harta afacerii». In consecinta, poti avea in vedere functii din diferite departamente. Experienta dobandita, exercitiile de atentie, creativitatea si spontaneitatea ajung sa te recomande mai departe in pozitii superioare ierarhic.

Accesul la informatii sau stiri proaspete despre mediul de afaceri, relatii in afara organizatiei, un mod antreprenorial de a vedea lucrurile, cresterea capacitatii de a analiza informatiile si de a face legaturi intre diferite aspecte, dezvoltarea simtului practic si a initiativei, dezvoltarea capacitatii decizionale, cunoasterea mai buna a modelului de business al organizatiei, cresterea gradului de educatie in afaceri. Toate acestea sunt beneficii la care majoritatea asistentilor de manageri au acces si care ii pot ajuta sa dezvolte o serie de abilitati necesare in domenii foarte variate.

Exista destui asistenti care, in timp, au devenit specialisti in cadrul departamentului in care au oferit asistenta manageriala, specialisti in relatii publice, coordonatori de evenimente, manageri de departament, specialisti in resurse umane, adjuncti de general manager si chiar directori generali.

sursa: Cariere

Drumul de la secretara la Asistent Manager 1

 

Businessul se afla in continua dezvoltare, chiar si pe timp de criza, sau cel putin se urmareste acest lucru, astfel ca agenda managerilor este din ce in ce mai incarcata. Intr-un asemenea context, solutia nu este inca o agenda, ci mai degraba un om care sa faca ordine in sarcinile aparute intempestiv sau sa le rezolve pe cele pentru care are competente. Dintotdeauna, rolul acesta a fost indeplinit de „secretar/secretara”. In lumea moderna, postul poarta numele de assistant manager si presupune mai mult decat a da telefoane, a gestiona corespondenta si a face cafele.

Vechea munca de secretariat nu implica, in general, creativitate sau spontaneitate, ea rezumandu-se la activitati de birou. Era vorba, pe de o parte, de sarcini administrative (precum fotocopierea, inregistrarea/ arhivarea documentelor, dactilografierea scrisorilor, primirea corespondentei si transferul apelurilor telefonice), iar pe de alta de unele de „protocol” (servirea cafelei, de exemplu).

In prezent, termenul de „secretar/a” este mentinut in special in institutiile din administratia publica, in mediul politic, in invatamantul de stat si in organizatiile cu un stil de management imbatranit. Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut insa ca vechile atributii sa fie depasite. Documentele sunt arhivate in fisiere electronice, managerii isi scriu singuri e-mailurile, isi contacteaza singuri partenerii de afaceri la telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua de la automat.

Pozitia de assistant manager a evoluat foarte mult, datorita complexitatii activitatilor in care este implicata persoana de pe acest post. Secretara de astazi este mana dreapta a managerului si detine informatii din toata sfera de activitate a firmei, se implica activ in proiectele departamentului sau ale companiei, mediaza relatia cu subordonatii etc. Un assistant manager competent trebuie sa prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul de complexe: sa detina o diploma de licenta, sa stie cel putin doua limbi straine, sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator si sa cunoasca comunitatea de afaceri. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de comunicare, diplomatie, atentie distributiva, atentie la detalii si spirit organizatoric si de planificare.

In general se considera ca postul de assistant manager este uuln post de entry-level pe care trebuie sa-l faci un an-doi pentru ca apoi sa poti ocupa o pozitie corespunzatoare pregatirii. Dar chiar daca nu este un post pe viata, jobul de asistent dezvolta multilateral angajatul, atat din punct de vedere profesional, cat si personal si ofera multe provocari daca este valorificat la potentialul sau real. Cu cat managerul are o activitate mai dinamica si mai expusa relatiilor cu clientii interni si externi, cu atat asistentul sau are mai multe de invatat.

Ce face o secretara moderna? Transformarea despre care vorbim nu este una la nivel de titlu al functiei, cat una la nivelul sarcinilor pe care o secretara le are in prezent de indeplinit. Printre acestea se numara gestionarea agendei zilnice a managerului, stabilirea de intalniri cu potentialii clienti, gestionarea relatiilor cu personalul aflat in subordinea managerului, participarea la sedinte si intocmirea minutelor, realizarea de prezentari in power point si asigurarea serviciilor de protocol.

Pe de alta parte, asistentul de manager a devenit o interfata intre mediul intern (colegi, angajati) si mediul extern (clienti, furnizori, mass-media). Modul in care se transmite informatia in exteriorul companiei depinde, in mare masura, de cel care mediaza relatia cu toti cei implicati. Imaginea companiei si cea a managerului sunt strans legate de felul in care asistentul stie sa comunice si sa exprime mesajele dorite.

sursa: Cariere

Primul meu job ca secretara

 

Imi cautam de ceva timp un loc de munca. Cred ca trecuse deja o jumatate de an si avusesem numai ghinioane. Ba o fabrica de broderii unde aveau nevoie de o secretara, iar a doua zi munceam cot la cot cu femeile din sectie (a treia zi mi-am dat demisia), ba niste patroni turci care ar fi vrut sa semnez in numele firmei niste documente dubioase, in fine, ca sa-mi mentin optimismul, sa le spunem doar ghinioane.

Pana intr-o buna zi cand primesc un telefon de la o mare firma italiana care ma invita la un interviu. Domnisoara de la resurse umane – o draguta. Stiam engleza si italiana, veneam pe un salariu destul de mic, stateam relativ aproape, eram exact ceea ce cautau. Un scurt interviu cu patronul italian si iata-ma in prima mea zi de serviciu serios. 

Plec emotionata de acasa, cu gandul la colegii draguti si la propriul birou de la intrarea in firma. “ Oare o sa fac fata?” ma gandeam. Mintisem ca stiu sa folosesc aparatura de birou. In realitate nu lucrasem nicioadata cu faxul sau telefonul cu mai multe linii, dar la interviu nu mi s-a pus nici o intrebare detaliata legata de acest aspect. In prima mea dimineata deja ma panicasem: daca isi vor da seama ca am mintit? Daca va aparea o situatie urgenta in care faxul va juca un rol major iar eu nu voi stii sa-l folosesc? Tipa cea draguta de la resurse umane se va uita la mine dezaprobator, ceilalti colegi care nici nu ma cunosc deja isi vor face o impresie, directoarea si patronul imi vor comunica raspicat:”Esti concediata!”.        

Din fericire lucrurile au decurs bine. O colega de la Vama mi-a aratat cum se foloseste faxul, telefonul, cum se face cafeaua si cum se va servi, dosarele, arhiva, birourile si toti colegii. Tot in prima zi am cunoscut-o si pe Directoarea Generala, o femeie trecuta de 40 de ani, dar care arata trecuta de 30 si care mi-a adresat cateva cuvinte pe care nu mi le mai amintesc exact, dar stiu ca mi-au mers fix la suflet si cred ca atunci s-a trezit in mine dorinta enorma de a da ce am mai bun pentru a ridica acest job la nivel de arta.   

Dupa primele zile deja stiam tot ce am de facut. Dupa primele doua saptamani directoarea incepuse sa-mi incredinteze traduceri tehnice, faceam selectia furnizorilor, discutam cu clientii in trei limbi straine (stiam si franceza, dar nu avusesem ocazia sa o folosesc), iar dupa prima luna tineam interviuri si faceam angajari de muncitori pentru fabrica.

Eram implicata in tot ceea ce se intampla in firma – ne extindeam – eu cautam spatii si furnizori, voiam sa inchiriem un depozit la Giurgiu – eu luam legatura cu autoritatile locale, ne-ar fi interesat niste fonduri europene – eu trebuia sa dau de persoanele potrivite prin ministere. Totul contra cronometru, totul in afara sarcinilor zilnice. Imi dezvoltasem reale abilitati de multitasking: vorbeam la telefon, cu o mana trimiteam un fax, cu alta verificam mailurile sau aranjam cafeaua directoarei si in timpul asta o ureche era ciulita catre biroul patronului italian, just in case.

Acasa ajungeam doar pentru a dormi si nu o data mi s-a intamplat sa ies seara la un film si sa adorm in sala pe la jumatate.

Trecusera deja 4 luni in care am muncit la foc continuu, concentrata doar pe propriile performante si cu dorinta imensa de a demonstra tuturor ca sunt o persoana capabila. Reusisem sa fac fata.

Eram multumita de mine si usor am inceput sa deschid ochii catre cei din jurul meu. Incet, dar constant, remarcasem un lucru pe care nu-l intelegeam: majoritatea colegilor erau nemultumiti de conditiile din firma, dar asta nu-i impiedica sa se acuze unii pe altii tot timpul, iar eu, ca secretara, eram tratata de multi ca ultima persoana din birou. Tipa cea draguta de la resurse umane era in realitate o scorpie care nu pierdea o zi in care sa nu-mi reaminteasca titlul job-ului meu, o simpla secretara si asta in timp ce arunca sau trantea pe birou un fax ce trebuia trimis. Directoarea Generala era o isterica, avea de multe ori momente in care facea greseli pe care sub nici o forma nu le-ar fi recunoscut fata de patronul italian si atunci isi rotea ochii prin birou, isi oprea privirea cateva secunde asupra mea, iar eu stiam: voi fi gasita vinovata, chiar daca nu aveam nici o legatura cu situatia in cauza.  Oamenii din fabrica erau tratati ca simple animale, cu dispret si ignoranta din partea conducerii, iar eu eram pusa tot timpul in situatia de a le transmite cele mai neplacute lucruri cu care personal nu eram de acord si care stiam ca s-ar fi putut rezolva cu un minimum de vointa.  

Munceam in continuare, dar nu mai aveam entuziasmul necesar. Un lucru ma deranja din ce in ce mai mult: imi fac treaba bine, imi depasesc frecvent atributiile, de ce numele functiei mele ii duce pe toti cu gandul la o persoana incapabila?  Dupa 7 luni m-am hotarat sa plec. Aveam deja experienta, aveam incredere in ceea ce pot sa fac. Am aplicat pentru un post de Assistant Manager la o firma multinationala si am fost acceptata.

A inceput un nou capitol din viata mea profesionala, o perioada de dezvoltare personala, de crestere, de cunoastere a unei noi lumi care avea la baza valorile morale pe care le credeam pierdute si mai ales un lucru esential: respectul pentru calitatea muncii fiecaruia, indiferent ca esti Director General sau Secretara.

un articol preluat de pe topassistants.ro

 

Cum sa devii bogat – sfaturi de la Donald Trump bune de stiut si de catre managerii nostri

 

Va surprinde faptul ca unul dintre primele sfaturi pe care Donald Trump la da in cartea sa “Cum sa devii bogat” (Pro Editura si Tipogarfie, 2007) este legat de angajarea unei asistente eficiente?

Iata ce spune chiar el “Gaseste-ti neaparat o asistenta fara pereche. Nu-i de gluma. Datorita ei, viata ta ramane acceptabila – sau, in cazul meu, aproape placuta. Norma Foerderer e asistenta mea de douazeci si trei de ani. Daca vrea cineva sa afle ce tip formidabil sunt, pe ea trebuie sa o intrebe. Faptul ca se ocupa de mine, de birou si de cateva sute de apeluri telefonice pe saptamana nu-i deloc lucru usor. E incapatanata si vicleana, pe cat e de fermecatoare. Fara a mai pune la socoteala ca e neobosita, ceea ce te ajuta mult cand lucrezi pentru mine”

Sfatul lui Trump e aproape clasic fiindca multi manageri deja s-au convins de importanta asistentei in viata lor. Cati insa stiu sa si aprecieze?